Như bạn đã biết Microsoft có 3 hàm dùng để tìm giá trị, LOOKUP, VÀ HLOOKUP, và người dùng cảm thấy bối rối khi sử dụng 3 hàm này nhất. Trong bài viết này,mình sẽ tập trung vào các đặc điểm của hàm HLOOKUP trong Excel và đưa một vài ví dụ minh hoạ giúp bạn sử dụng Hlookup một cách hiệu quả nhất.
HÀM HLOOKUP TRONG EXCEL LÀ GÌ?
Hàm HLOOKUP được sử dụng để tìm một giá trị nhất định trong hàng trên cùng của bảng và trả lại một giá trị khác trong cùng cột từ hàng mà bạn chỉ định.
Hàm HLOOKUP sử dụng được cho Microsoft Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và phiên bản cũ hơn.
CÚ PHÁP VÀ CÁCH SỬ DỤNG HLOOKUP
Cú pháp hàm Hlookup như sau
HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup])
Với
Lookup_value (bắt buộc): giá trị cần tìm. Có thể là ô tham chiếu, một giá trị hoặc chuỗi văn bản.
Table_array (bắt buộc): bảng tìm kiếm giá trị gồm hai hàng dữ liệu trở lên. Có thể là mảng thường, được đặt tên hoặc bảng Excel. Các giá trị tìm kiếm phải được đặt ở hàng đầu tiên của table_array
Row_index_num (bắt buộc): số hàng trong table_array nơi mà giá trị được trả về. Ví dụ, để trả lại giá trị trùng khớp từ hàng thứ 2, đặt row_index_num bằng 2.
Range_lookup (tuỳ chọn): một giá trị logic (Boolean) cho biết HLOOKUP cần phải tìm kết quả khớp chính xác hay tương đối.
Nếu TRUE hoặc bỏ qua, kết quả khớp tương đối được trả về. Nghĩa là nếu kết quả khớp chính xác không được tìm thấy, hàm Hlookup của bạn sẽ trả về giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn look_up value.
Nếu FALSE, chỉ kết quả khớp chính xác được trả về. Nếu không giá trị nào trong hàng chỉ định khớp chính xác với giá trị tìm kiếm, hàm Hlookup sẽ trả về lỗi #N/A.
Để dễ hiểu hơn, bạn có thể dịch cú pháp HLOOKUP của Excel sang tiếng Việt như sau
HLOOKUP (tìm kiếm giá trị này, trong bảng này, trả lại giá trị từ hàng này, [trả lại giá trị chính xác hoặc tương đối])
Để hiểu cách hoạt động, chúng ta hãy cùng xem một ví dụ đơn giản. Giả sử bạn có một bảng với thông tin cơ bản về các hành tinh của hệ Mặt trời. Bạn muốn hàm trả về đường kính của hành tinh có tên trong ô B5.
Trong công thức Hlookup, chúng ta sẽ sử dụng các tham số sau
Lookup_value là B5, ô chứa tên của hành tinh bạn muốn tìm
Table_arrray là B2:I3, bảng chứa giá trị cần tìm
Row_index_num là 2 vì Đường kính ở hàng thứ 2 trong bảng
Range_lookup là FALSE vì hàng thứ nhất của bảng không được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z, nên chúng ta chỉ có thể tìm giá trị chính xác ở trong ví dụ này
Bây giờ xếp các tham số vào và chúng ta có công thức như sau:
=HLOOKUP (40, A2:B15, 2)
3 ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT VỀ HÀM HLOOKUP TRONG EXCEL
Bất cứ khi nào bạn tìm giá trị trong hàng, hãy nhớ những điều sau:
- Hàm HLOOKUP chỉ có thể tìm ở hàng trên cùng của table_array. Nếu bạn cần tìm ở những vị trí khác, hãy sử dụng công thức Index hoặc Match
- HLOOKUP trong Excel không phân biệt được chữ hoa và thường
- Nếu range_lookup được đặt là TRUE hoặc bỏ trống (kết quả khớp tương đối), các giá trị ở hàng đầu của table_array phải được xếp theo thứ tự tăng dần (A-Z) từ trái sang phải.
SỰ KHÁC NHAU GIỮA VLOOKUP VÀ HLOOKUP
Như bạn đã biết, cả hai hàm HLOOKUP VÀ VLOOKUP dùng để tìm kiếm một giá trị. Nhưng chúng khác nhau trong cách hoạt động. Chúng ta dễ dàng nhận ra tên của hai hàm khác nhau ở chữ cái đầu – “H” là ngang (horizontal) và “V” là dọc (vertical)
Do đó, bạn sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị theo cột ở phía bên trái của dữ liệu bạn muốn tìm. Hàm HLOOKUP dùng để tìm giá trị theo hàng ngang. Nó tìm giá trị ở hàng đầu tiên của bảng và trả lại giá trị ở hàng được chỉ định ở trong cùng một cột.
Hình dưới đây thể hiện sự khác nhau giữa hai công thức Vlookup và Hlookup
Khi nào sử dụng VLOOKUP, khi nào sử dụng HLOOKUP
Khi nào sử dụng VLOOKUP, khi nào sử dụng HLOOKUP? Hẳn bạn rất thắc mắc với câu hỏi này. Chúng ta có 1 bí quyết để dễ dàng nhận diện nó, đó là Căn cứ theo đối tượng Lookup_value và cấu trúc của vùng bảng Table_Array (Bảng chứa dữ liệu tìm kiếm và kết quả cần tìm)
- Nếu lookup_value nằm trên cột đầu tiên của bảng thì dùng Vlookup
- Nếu lookup_value nằm trên dòng đầu tiên của bảng thì dùng Hlookup
ỨNG DỤNG CỦA HLOOKUP TRONG EXCEL
Tìm giá trị theo hàng với kết quả khớp tương đối và chính xác
Hàm HLOOKUP trong Excel có thể tìm kết quả khớp chính xác và không chính xác dựa trên giá trị của tham số range_lookup
- TRUE hoặc bỏ trống: kết quả khớp tương đối
- FALSE: kết quả khớp chính xác
Nên nhớ rằng mặc dù chúng ta thường nói là kết quả khớp tương đối, công thức Hlookup luôn tìm một kết quả khớp chính xác đầu tiên. Đặt tham số là FALSE cho phép hàm trả về kết quả khớp tương đối (giá trị gần nhất nhở hơn giá trị cần tìm kiếm) nếu kết quả khớp chính xác không tìm thấy; TRUE hoặc bị bỏ trống sẽ trả về lỗi #N/A
Chúng ta cùng xem ví dụ minh hoạ dưới đây
- HLOOKUP với kết quả khớp tương đối
Giả sử bạn có một danh sách các hành tinh ở hàng 2 (B2:I2) và nhiệt độ của chúng ở hàng 1 (B1:I1). Bạn muốn tìm hành tinh có nhiệt độ bằng nhiệt độ ở ô B4.
Trong trường hợp bạn không biết chính xác nhiệt độ cần tìm, bạn có thể xây dựng hàm Hlookup để đưa ra kết quả khớp gần nhất nếu giá trị chính xác không được tìm thấy.
Ví dụ, để biết hành tinh nào có nhiệt độ trung bình vào khoảng -340°F, bạn sử dụng công thức Hlookup như sau (range_lookup được đặt là TRUE trong trường hợp này):
=HLOOKUP (B4, B1:I2, 2)
Hãy nhớ rằng kết quả khớp tương đối yêu cầu sắp xếp các giá trị ở hàng đầu tiên từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc từ A đến Z, nếu không hàm Hlookup sẽ đưa ra kết quả sai.
Trong hình chụp dưới đây, hàm trả về hành tinh Hải Vương, một trong những hành tinh lạnh nhất trong hệ Mặt trời luôn giữ nhiệt độ trung bình vào khoảng -346 độ F.
- Hlookup với kết quả khớp chính xác
Nếu bạn biết chính xác giá trị cần tìm, bạn có thể đặt tham số cuối cùng của hàm Hlookup là FALSE:
=HLOOKUP (B4, B1:I2, 2, FALSE)
Một mặt, kết quả khớp tường dối dễ dàng sử dụng hơn vì nó không yêu cầu sắp xếp dữ liệu ở hàng đầu tiên. Mặt khác, nếu kết quả khớp chính xác không được tìm thấy, lỗi #N/A sẽ được trả về.
Tip Để giúp người dùng không cảm thấy hoảng sợ khi nhìn thấy lỗi N/A xuất hiện, bạn có thể đưa hàm Hlookup vào hàm INFERROR và gửi thông điệp của bạn
=INFERROR (HLOOKUP (B4, B1:I2, 2, FALSE), “Xin lỗi, không tìm thấy kết quả”)
Cách dùng hàm Hlookup từ worksheet hoặc workbook khác
Nhìn chung, tìm giá trị theo hàng từ một trang tính hoặc một bảng tính khác nghĩa là bạn phải cung cấp các tham chiếu ngoại tuyến cho hàm HLOOKUP
Để lấy giá trị khớp từ một trang tính khác, bạn phải chỉ rõ tên của trang tính đặt trước dấu “!”. Ví dụ:
=HLOOKUP (B$1, Duongkinh! $B$1:$I2, 2, FALSE)
Nếu tên trang tính chứa dấu cách hoặc kí tự không phải chữ cái, đặt nó trong dấu ngoặc đơn như sau:
=HLOOKUP (B$1, ‘Đường kính’!$B$1:$I$2, 2, FALSE)
Khi tham chiếu từ bảng tính khác, đặt tên bảng tính trong ngoặc vuông:
=HLOOKUP (B$1, [BOOK1.xlsx]Đườngkính!$B$1:$I$2, 2, FALSE)
Nếu bạn muốn lấy giá trị từ một bảng tính đóng, bạn cần chỉ ra đường dẫn đến bảng tính:
=HLOOKUP (B$1, ‘D:Reports[Book1.xlsx]Đườngkính’!$B$1:$I$2, 2, FALSE)
Tip: Thay vì đánh tên bảng tính và trang tính bằng tay, bạn có thể chọn các ô trong trang tính khác và Excel sẽ thêm tham chiếu ngoại tuyến vào hàm của bạn một cách tự động
HLOOKUP với kết quả khớp một phần (sử dụng kí tự đại diện)
Như trong trường hợp của Vlookup, hàm HLOOKUP cho phép sử dụng các kí tự đại diện sau cho tham số lookup_value:
- Dấu hỏi (?) để khớp với bất kì một kí tự đơn nào
- Dấu sao (*) để khớp với một chuỗi các kí tự
Các kí tự đại diện rất hữu ích khi bạn muốn lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu dựa trên một vài đoạn văn bản nằm trong nội dung của ô tìm kiếm
Ví dụ, bạn có một danh sách tên các khách hàng ở hàng 1 và số order ở hàng 2. Bạn muốn tìm số order của một khách hàng nhất định nào đó nhưng bạn không thể nhớ tên chính xác vị khách mà chỉ nhớ nó bắt đầu với chữ “La”.
Cho rằng dữ liệu của bạn ở ô B1:I2 (table_array) và thứ tự các số ở hàng 2 (row_index_num), công thức như sau:
=HLOOKUP (“La*”, B1:I2, 2, FALSE)
Để công thức linh hoạt hơn, bạn có thể đánh giá trị tìm kiếm vào một ô cụ thể, ví dụ B4, và gắn vào ô đó kí tự đại diện như sau:
=HLOOKUP (B4&“*”, B1:I2, 2, FALSE)
Lưu ý
- Để hàm HLOOKUP với kí tự đại diện đưa kết quả đúng, range_lookup phải được đặt chế độ FALSE
- Nếu table_array chứa nhiều hơn một giá trị khớp với kí tự đại diện, giá trị đầu tiên tìm được sẽ được trả về
Ô tham chiếu tuyệt đối và tương đối trong HLookup
Nếu bạn đang viết hàm Hlookup cho một ô, bạn có thể không cần quan tâm nên sử dụng ô tham chiếu tuyệt đối hay tương đối vì cả hai đều phù hợp. Tuy nhiên, khi sao chép một công thức cho nhiều ô tham chiếu, bạn cần phân biệt được hai loại này
- table_array luôn được đặt cố định bằng các ô tham chiếu tuyệt đối với kí hiệu “$”, ví dụ $B$1:$I$2
- tham chiếu lookup_value là tương đối hoặc hỗn hợp dựa trên logic kinh doanh của bạn
Để dễ hiểu hơn, chúng ta cùng xem kĩ hàm Hlookup khi lấy dữ liệu từ một trang tính khác
=HLOOKUP (B$1, Duongkinh!$B$1:$I$2, 2, FALSE)
Trong công thức trên, chúng ta sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($B$1:$I$2) trong table_array vì nó cần được giữ không đổi khi công thức được sao chép từ các ô khác
Đối với lookup_value (B$1), chúng ta sử dụng tham chiếu hỗn hợp, cột tương đối và hàng tuyệt đối vì các giá trị tìm kiếm (tên hành tinh) nằm trên cùng một hàng (hàng 1) nhưng ở các cột khác nhau (từ B đến I) và cột tham chiếu nên thay đổi dựa trên vị trí tương đối của ô chứa công thức được sao chép.
INDEX/MATCH, MỘT CÔNG THỨC HIỆU QUẢ KHÁC BÊN CẠNH HLOOKUP
Như các bạn đã biết, hàm HLOOKUP có một vài hạn chế với nhược điểm lớn nhất là không thể thể tìm các giá trị nằm ngoài hàng đầu và phải xếp các giá trị theo thứ tự khi tìm kết quả khớp tương đối. May mắn thay, sự kết hợp giữa hàm INDEX và MATCH sẽ khắc phục được những điểm này:
INDEX (nơi chứa giá trị về, MATCH (giá trị tìm kiếm, nơi tìm giá trị, 0))
Giả sử giá trị tìm kiếm ở ô B7, bạn đang tìm một kết quả khớp ở hàng 2 (B2:I2), và muốn giá trị trả về từ hàng 1 (B1:I1), công thức như sau
=INDEX (B1:I1, MATCH (B7, B2:I2, 0))
Trong hình chụp dưới đây, bạn có thể thấy trong cả 2 trường hợp INDEX MATCH đều hoạt động tốt.
Cách sử dụng H-lookup phân biệt dạng chữ trong Excel
Như đã đề cập lúc đầu, hàm HLOOKUP không thể phân biệt chữ thường và in hoa. Trong nhiều trường hợp khi dạng chữ của kí tự quan trọng, bạn có thể dùng hàm EXACT để so sánh các ô và đặt bên trong hàm INDEX MATCH như trong ví dụ trước:
INDEX (hàng chứa giá trị trả về, MATCH (TRUE, EXACT (hàng tìm kiếm, giá trị tìm kiếm), 0))
Giả sử giá trị tìm kiếm của bạn ở ô B4, mảng tìm kiếm là B1:I1, mảng giá trị trả về là B2:I2, công thức có dạng như sau:
=INDEX (B2:I2, MATCH (TRUE, EXACT (B1:I1, B4), 0))
Lưu ý: Đây là công thức mảng do đó bạn phải ấn tổ hợp Ctrl + Shift + Enter sau khi viết công thức
10 LÝ DO PHỔ BIẾN KHIẾN HLOOKUP KHÔNG CHẠY ĐƯỢC
Hàm Hlookup là một hàm phức tạp bởi nó có rất nhiều thành phần trong công thức khiến các lỗi #N/A, #VALUE hoặc #REF thường xuyên xảy ra. Nếu hàm HLOOKUP của bạn không hoạt động được, nguyên nhân có thể là một trong các lỗi dưới đây
- HLOOKUP không thể tìm kiếm các hàng phía trên
Kể cả khi bạn quên tất cả các chi tiết về tìm kiếm theo hàng ngang trong Excel, luôn nhớ rằng Hlookup chỉ có thể tìm ở hàng đầu tiên trong bảng. Nếu các giá trị tìm kiếm nằm ở các hàng khác, lỗi N/A sẽ được trả lại. Để khắc phục lỗi này, bạn nên sử dụng công thức INDEX/MATCH
- Kết quả khớp tương đối và chính xác
Khi bạn đang tìm giá trị trong Excel, theo hàng ngang hay dọc, đa số các trường hợp là bạn đang tìm kiếm một giá trị cụ thể nên cần kết quả khớp chính xác. Khi tìm kiếm với kết quả khớp tương đối (range_lookup được đặt TRUE hoặc bỏ trống), các bạn nên nhớ xếp các giá trị trong hàng theo thứ tự tăng dần.
- Bảng tham chiếu thay đổi khi sao chép công thức
Khi sử dụng nhiều HLOOKUP để lấy thông tin về hàng chứa giá trị tìm kiếm, bạn phải khoá tham chiếu table_array
- Thêm vào hoặc xoá bớt hàng mới
Để hiểu tại sao thêm một hàng mới có thể làm hỏng công thức Hlookup, bạn cần hiểu cách HLOOKUP lấy thông tin về giá trị tìm kiếm đó là dựa trên chỉ số của hàng bạn chỉ định
Giả sử bạn muốn lấy số liệu doanh số dựa trên ID sản phẩm. Những số liệu này ở hàng 4 nên bạn đánh 4 vào tham số row_index_num. Nhưng khi một hàng mới được thêm vào, nó trở thành hàng thứ 5 và Hlookup không thể hoạt động được. Vấn đề xảy ra tương tự như khi bạn xoá bớt một hàng trong bảng.
Cách giải quyết là khoá bảng để tránh việc người sử dụng thêm một hàng mới vào hoặc sử dụng công thức INDEX/MATCH thay cho Hlookup. Trong Index/Match, bạn phải chỉ rõ các hàng để tìm giá trị và trả giá trị về như mảng tham chiếu và Excel có thể tự điều chỉnh các tham chiếu này. Nhờ vậy, bạn không cần phải lo lắng về vấn đề thêm hay xoá bớt hàng như khi sử dụng công thức Hlookup.
- Trùng lặp trong bảng
Hàm HLOOKUP trong Excel chỉ có thể trả về một giá trị là giá trị đầu tiên trong bảng khớp với giá trị tìm kiếm.
Nếu có một vài giá trị giống nhau trong bảng, chọn một trong các giải pháp mà phù hợp với bạn nhất:
- Loại bỏ trùng lặp bằng cách dùng công cụ của Excel
- Nếu bạn muốn trùng lặp được giữ nguyên trong dữ liệu, tạo PivotTable để nhóm và lọc các dữ liệu theo yêu cầu của mình
- Sử dụng công thức mảng để rút các giá trị trùng khỏi mảng tìm kiếm
- Khoảng trắng
Khi công thức Hlookup của bạn hoàn toàn đúng nhưng lỗi #N/A vẫn bị trả về, hãy kiểm tra lại bảng và giá trị tìm kiếm xem có kí tự trắng nào không. Bạn có thể nhanh chóng loại bỏ các khoảng trống bằng cách sử dụng hàm TRIM trong Excel.
- Số được cài đặt dạng văn bản
Chuỗi văn bản giống như số là một khó khăn khác khi sử dụng công thức Excel. Mô tả chi tiết của vấn đề này sẽ được giải thích trong Tại sao các công thức Excel ngừng hoạt động
- Giá trị tìm kiếm vượt quá 255 kí tự
Tất cả các hàm tìm kiếm trong Excel chỉ hoạt động khi giá trị tìm kiếm dưới 255 kí tự. Giá trị tìm kiếm dài hơn sẽ trả lại kết quả là lỗi #VALUE!. Vì hàm INDEX/MATCH không giới hạn số lượng kí tự nên bạn có thể khắc phục lỗi này khi sử dụng INDEX/MATCH
- Đường dẫn đầy đủ tới bảng tính không được nêu rõ
Nếu bạn thực hiện hàm Hlookup từ một bảng tính khác, nên nhớ rằng bạn cần phải cung cấp đầy đủ đường dẫn tới nó.
- Sai tham số
Các bạn nên nhớ rằng hàm Hlookup là một hàm phức tạp nên thật cẩn thận khi sử dụng. Dưới đây là một vài lỗi phổ biến khi nhập sai tham số
- Nếu row_index_num nhỏ hơn 1, lỗi #VALUE! sẽ được trả lại
- Nếu row_index_num lớn hơn số hàng trong bảng tìm kiếm, lỗi #REF! sẽ được trả lại
- Nếu bạn tìm kiếm với kết quả khớp tương đối và lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong hàng đầu tiên của table_array, lỗi #N/A sẽ được trả lại
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
