Cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai thuế suất, sai mã số thuế, sai nội dung…
——————————————————————————————————
Chú ý:
Căn cứ theo Quyết định 206/QĐ-BTC ngày 24/02/2022 của Bộ tài chính:
“Điều 1. Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo danh sách tại phụ lục đính kèm (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định). Thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.
– Trước đó đã 6 tỉnh, thành đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.”
=> Như vậy hiện tại Toàn bộ 63 Tình, thành sẽ triển khai áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BCT.
– Bài viết này Kế toán Thiên Ưng xin trích các quy định hướng dẫn Xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế đối với những DN đang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BCT.
-> Quy định về trường hợp nào sử dụng hóa đơn điện tử Có mã, trường hợp nào sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế…
Các bạn xem tại đây nhé: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
———————————————————————-
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai các trường hợp như sau:
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử lập sai, cụ thể như sau:
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
Theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, cụ thể như sau:
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử.
——————————————————————–
Như vậy: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai các trường hợp như sau:
I. Nếu hóa đơn điện tử lập sai đã được cấp mãchưa gửi cho người mua thì xử lý như sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử lập sai.
Bước 2:Lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Bước 3: Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
– Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT các bạn xem cuối bài viết nhé.
———————————————————————
II. Nếu lập sai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cho người mua, thì xử lý như sau(2 trường hợp):
1. Nếu hóa đơn điện tử saitên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì xử lý như sau:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và Không phải lập lại hóa đơn mới.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
– Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT các bạn xem cuối bài viết nhé.
Chú ý: Nếu là trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế -> Thì không xử lý như trên.
2. Nếu hóa đơn điện tử sai mã số thuế; sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: -> Thì có thể lựa chọn 1 trong 2 cách xử lý như sau:
Cách 1:
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua.
+) Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+) Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuậnvề việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót: -> Thì người bán và người mua phải lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
| Trường hợp này không phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế:
Theo Công văn 40217/CTHN-TTHT ngày 16/8/2022 của Cục thuế Hà Nội “Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, có thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (đơn giá hàng hóa, dịch vụ) và lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót; hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày…. tháng… năm” theo hướng dẫn tại điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế.” |
Cách 2:
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho người mua.
+) Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuậnvề việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót: => Thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
| Hóa đơn điện tử viết sai giá trị hàng hóa -> Có thể Điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn điện tử mới thay thế.
Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, lập hóa đơn điện tử (không có mã của cơ quan Thuế) đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót (về giá trị hàng hóa, dịch vụ) thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn tại điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.(Công văn số 25530/CTHN-TTHT ngày 3/6/2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội) |
| Chú ý: c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu; Ví dụ 1: Khi phát hiện hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa -> Người bán đã lập hóa đơn điện tử điều chỉnh -> Nếu sau đó hóa đơn đó lại tiếp tục sai sót -> Thì lại tiếp tục lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (Không được lập hóa đơn mới thay thế). Ví dụ 2: Khi phát hiện hóa đơn điện tử viết sai tiền thuế -> Người bán đã lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Nếu sau đó hóa đơn đó lại tiếp tục sai sót -> Thì lại tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế (Không được lập hóa đơn điều chỉnh). |
| Hóa đơn điều chỉnh đã được cấp mã thì không được hủy Người nộp thuế: Nguyễn Thị Thu Huyền-108-58 Địa chỉ: tân mớiphố cò sông công thái nguyên 1. Hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai nhưng chưa gửi cho người mua thì có được hủy không? 2. hóa đơn điều chỉnh lần 2 gắn vào hóa đơn gốc. 3. Cơ quan thuế không quy định về việc 1 hóa đơn sai được điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần. Việc điều chỉnh hóa đơn chỉ khi hóa đơn đã lập có sai sót và là việc của doanh nghiệp. 4. Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng (nếu có) thì giá tính thuế GTGT là giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng Theo quy định pháp luật về hóa đơn, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. 5.Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123 thì khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới CQT. 6. Khi doanh nghiệp đã thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì NNT không cần gửi các báo cáo về hóa đơn tới CQT Nguồn: gdt.gov.vn. |
———————————————————————–
III. Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy Dịch vụ:
– Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định -> Nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ:
=> Thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
————————————————————————-
IV. Xử lý hóa đơn giấy viết sai sau khi đã áp dụng hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định
6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy: Nếu DN đã sử dụng hóa đơn điện tử mới nhưng phát hiện hóa đơn giấy trước đó (hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32)có sai sót thì xử lý như sau:
– 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
– Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
——————————————————————————————-
V. Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế:
– Doanh nghiệp các bạn sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào, các bạn liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn về việc nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT này nhé.
Chi tiết về Mẫu 04/SS-HĐĐT như: Cách lập Mẫu 04/SS-HĐĐT; Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT... các bạn có thể xem thêm tại đây nhé: Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
Ví dụ: Như hóa đơn điện tử của BKAV thì khi các bạn tích Hủy hóa đơn điện tử viết sai thì tự động sẽ Lập và Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (các bạn không cần phải làm gì nữa).
– Các bạn có thể kiểm tra bằng cách: Tích vào hóa đơn bị hủy đó để xem chi tiết như hình ảnh dưới đây:
————————————————————
Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!.
————————————————————-
