Chia sẻ những kinh nghiệm thực tế khi Cơ quan thuế vào kiểm tra doanh nghiệp Xây dựng, những chú ý khi làm kế toán tại Công ty xây dựng. Đây là bài viết của 1 bạn kế toán đang làm việc thực tế tại 1 Công ty xây dựng Đà Nẵng, đơn vị kiểm tra là: Cục thuế Đà Nẵng
Vấn đề 1 Hóa đơn Nguyên vật liệu phục vụ công trình:
– Hóa đơn sắt thép nếu mua cùng nơi địa phương thi công thì ok, nếu khác địa phương (do mua sắt Đà Nẵng mà thi công Thái Nguyên) thi công thì nhớ phải chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu công ty không có xe tải vận chuyển => nếu không loại bỏ không được chấp nhận
+/ Theo đó:
– Nếu hóa đơn sắt thép lấy tại Đà Nẵng thì phải có hóa đơn , phương tiện vận chuyển để chứng minh
– Nếu vận chuyển thì phải có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, phương tiện vận chuyển có thể là : xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển
– Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá…. sử dụng cho công trình vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán Nhân công không bao thầu Nguyên vật liệu
Vấn đề 2 chứng minh Nguyên vật liệu phục vụ công trình:
– Công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ, nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá… mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hơp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy thì phần NVL có sắt thép, cát, đá, sỏi…phải ghi rõ là hạng mục nào có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công nên NVL đã được chủ đầu tư cung cấp
– Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư… khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép…được chấp nhận là chi phí hợp lý
Vấn đề 3 Hóa đơn xăng xe ô tô cho sếp đi và vé máy bay:
– Hóa đơn xăng quá nhiều mua liên tục các ngày trong tháng không phù hợp định mức nhà nước, xuất toán 1 phần
– Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí…riêng khoản này tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu
– Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải, khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý
– Hóa đơn vé máy bay do mất cùi vé sếp đi thường quăng luôn nên chỉ có hóa đơn (công trình thi công nhà máy Sam Sung ở thái nguyên nên sếp đi lại nhiều từ Thái Nguyên về Đà Nẵng và ngược lại) dù chế quyết định công tác và thủ tục khác nhưng vẫn bị loại vì nếu mất cùi vé thì bắt buộc phải có chứng từ Chuyển khoản quan ngân hàng mới chấp nhận là hợp lý còn thanh toán tiền mặt thì không hợp lý bị loại toàn bộ = > Không được khấu trừ thuế GTGT, và không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN
– Chi phí xăng, dầu bị loại sẽ bị xuất toán chi phí khi tính thuế TNDN và truy lại tiền thuế GTGT: đồng nghĩa bị phạt chậm nộp 0.05% + phạt 20%/ tiền thuế chậm nộp
– Đối với xe con thường chạy Xăng, đối với xe ô tô con là xe bán tải và xe thi công cơ giới chạy chủ yếu là dầu Do
Vấn đề 4 Phụ cấp ca Sữa tươi cho công nhân:
– Công ty xây dựng nhưng mua sữa uống quá nhiều, không chứng minh được bảng kê hàng date, phương tiện vận chuyển do công ty không có xe tuy có mượn nhưng không khả thi, không chứng minh được phương án bảo quản, tiền sữa phục vụ giữa ca + tiền cơm không quá 680k/tháng vượt tính thuế TNCN, bị loại 1 phần, còn 1 phần chấp nhận (Từ ngày 15/10/2016: Khoản này được nâng lên 730.000 đồng/người/tháng)
– Phải có bảng kê cấp phát sữa hàng ngày
– Sữa cho công nhân uống không thể dùng sửa cho bà bầu và trẻ em => vô lý bị bóc toàn bộ: truy lại VAT và thuế TNDN
– Đối với mặt hàng sữa có Date sử dụng thời gian ngắn vòng đời tư 1-6 tháng nên không thể để lâu việc sử dụng đối với mặt hàng này cho công nhân viên cũng phải phù hợp, cũng phải ghi cụ thể trên quy chế tài chính của doanh nghiệp, việc sử dụng nếu hàng hết hạn sử dụng cũng phải tiêu hủy đúng luật định mới được tính vào chi phí hợp lý
Vấn đề 5 Hóa đơn Nhân công của doanh nghiệp bỏ trốn:
– Mua phải hóa đơn doanh nghiệp đã bỏ trốn, hóa đơn + hợp đồng + thanh lý + nghiệm thu…. Đầy đủ thủ tục nhưng có 1 yếu tố bên bán đã làm thủ tục hủy cắt góc hóa đơn mà vẫn xuất cho mình => loại toàn bộ và truy thu VAT, TNDN, phạt…
– Hóa mua phải của doanh nghiệp đã ngưng hoạt động: hóa đơn không đủ tính pháp lý do chưa thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn đã hủy cắt góc
– Khi mua bán với đơn vị mà hóa đơn có giá trị lớn có tính chất ảnh hưởng hậu quả nghiêm trọng cho sau này tốt nhất phải tra cứu trên trang : tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra kỹ tính phí lý của hóa đơn
– Hậu quả: truy thu Thuế TNDN, thuế GTGT, phạt 20% , và 0.05% / ngày số tiền truy thu = số tiền của 02 hóa đơn, và Truy thu 1 lần thuế do sử dụng hoa đơn bất hợp pháp theo TT166
=> Bài học kế toán: Nếu hóa đơn > 20 triệu và hóa đơn giá trị lớn thì cần xác thực thông tin hãy bàn đến bước tiếp theo, kế toán là 1 nghề không thể dễ dãi mà dễ dãi thì không thể làm kế toán
+ Do đó với hóa đơn: phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý + chứng từ thanh toán đúng quý định mới được xem là vẹn toàn thiếu 3 yếu tố chủ đạo hóa đơn chỉ được xem là giấy
Vấn đề 06 Chi phí phạt vi phạm hành chính:
– Doanh nghiệp phát sinh chi phí phạt vi phạm hành chính chậm nộp thuế GTGT nhưng kế toán vẫn hạch toán vào chi phí 642 là chi phí hợp lý cuối năm khi quyết toán thuế TNDN không loại bỏ vào mục B4 của tờ khai quyết toán năm => Xuất toán điều chỉnh làm tăng thu nhập tính thuế truy lại thuế TNDN, và tiền chậm nộp
Chú ý: Căn cứ
– Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
– Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ
2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.
= > Tất cả các khoản phạt đều sẽ không là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN nên kế toán phải biết mà loại ra (Cụ thể: Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì phải nhập vào Chỉ tiêu B4)
Vấn đề 07 Chi phí thuế môn bài và khác:
– Hạch toán thuế môn bài vào TK 6422 mà không thông qua tài khoản 3338, cán bộ xem không thấy bắt tìm giấy nộp tiền để chứng minh đã nộp thuế
– Kết chuyển thuế GTGT thông qua TK 3388 rùi lòng vòng mới qua tài 1331,33311 thực ít thấy ai làm kiểu này bao giờ lần đầu gặp
– Hạch toán Chi phí NVL, chi phí quản lý ….vào TK 152,642…nhưng không hạch toán bút toán thuế GTGT đầu vào TK 1331 => đối chiếu công nợ với khách hàng luôn bị trả dư đúng bằng khoản tiền TK 1331
– Không có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cụ thể chỉ có sổ cái => khi bàn giao số dư vô cùng khó khăn cho người kế toán kế tiếp khi tiếp nhận bàn giao
– Không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ rõ ràng, cũng như tài sản cố định, gom cục và chỉ có sổ cái không có bảng phân bổ
– Không theo dõi và không có bảng tính giá thành chi tiết từng công trình, cận ngày thanh kiểm tra thuế mới làm gấp và bốc thuốc gấp
– Trích nhầm TK kết chuyển thuế GTGT Tk 33311 vào Tk 3384 (Bảo hiểm y tế)
Hậu quả:
– Truy thu thuế GTGT, thuế TNDN, tiền chậm nộp 0.05%/ngày, và phạt 1 lần thuế cho hóa đơn bất hợp pháp (sau 03 tháng thẩm định hồ sơ của Cục thuế đà nẵng gửi cho Cục thuế Hà Nội để ra kết quả kiểm tra)
Chú ý: khi làm kế toán, các bạn tính giá thành phải chi tiết cho từng hợp đồng theo từng công trình, không bốc thuốc
– Hóa đơn có giá trị lớn nhớ phải kiểm tra, kiểm soát: phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ hồ sơ
– Khoản phạt và truy thu đối với hóa đơn nhân công bất hợp pháp quá lớn nên cơ quan thuế cũng không thèm xem, kiểm tra chi tiết đối với chi phí nhân công mặc dù với đặc điểm ngành nghề công ty là thi công xây dựng nhận thầu giao khoán nhân công là chủ đạo, chi phí nhân công là chủ yếu không có yếu tố Nguyên vật liệu đầu vào do NVL là do chủ đầu tư cấp, công ty chỉ cung cấp nhân công là chủ yếu kèm theo 1 số nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ thi công
(Nguồn: ChuDinhXinh)
