Cách xử lý chi phí vận chuyển không có hoá đơn

Thuê xe ôm, xe ba gác, thuê xe ô tô của cá nhân vận chuyển không có hoá đơn? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn xử lý chi phí vận chuyển không có hoá đơn vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.

Chú ý:
– Bài viết này Kế toán Thiên Ưng chia sẻ các văn bản quy định về Chi phí vận chuyển không có hóa đơn như: Thuê xe ôm, xe ba gác, thuê cá nhân vận chuyển hàng hóa …(Dịch vụ vận chuyển).

-> Nếu là trường hợp thuê xe ô tô của cá nhân thì các bạn xử lý giống như việc thuê nhà của cá nhân (Đây là trường hợp thuê tài sản của cá nhân).
  Ví dụ: Công ty bạn Thuê xe ô tô của cá nhân (thuê xe ô tô của giám đốc) để phục vụ việc đi lại của nhân viên, công tác hoặc để vận chuyển hàng hóa … -> Chi tiết xem tại đây nhé: Chi phí thuê tài sản của cá nhân
=> 2 trường hợp này khác nhau hoàn toàn nhé (1 bên là thuê dịch vụ của cá nhân, 1 bên là thuê tài sản của cá nhân)

Dưới đây Kế toán Thiên Ưng xin chia sẻ các văn bản hưởng dẫn về Chi phí vận chuyển không có hóa đơn:
 

—————————————————————————————-
 

1. Câu hỏi:

– Kính gửi cổng thông tin Bộ Tài Chính Hiện tại công ty có một thắc mắc xin được giải đáp như sau:

Công ty chúng tôi chuyên kinh doanh giày dép, trụ trở đặt tại Móng Cái. Chính vì vậy, việc vận chuyển hàng hóa đến các tỉnh, TP khác rất nhiều. Nhưng do đặc thù tại Móng Cái, nên các đối tác vận chuyển của công ty chúng tôi đều là cá nhân, hộ gia đình nên không cung cấp được hóa đơn.
– Do đó công ty mất một khoản chi phí vận chuyển rất lớn. Mõi lần vận chuyển công ty chúng tôi đều lập hợp đồng với đối tác vận chuyển (cá nhân, hộ gia đình), có biên bản bàn giao hàng hóa, chứng từ thanh toán).
=> Như vậy, công ty chúng tôi có được tập hợp các khoản chi phí vận chuyển này lên biểu mẫu 01/TNDN để được vào chi phí được trừ không?
– Rất mong sự giải đáp thắc mắc và hướng dẫn của bộ tài chính để tạo điều kiện cho công ty chúng tôi hoạt động Trân trọng !

2. Trả lời: Ngày 26/03/2015: Cổng thông tin Bộ tài chính Trả lời:

– Căn cứ khoản 3 Điều 5,  khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính và khoản 2.4, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN thì trường hợp Công ty thuê cá nhân để vận chuyển hàng hóa.
-> Công ty phải yêu cầu người bán giao hóa đơn theo quy định.

(Chi tiết ->: mof.gov.vn)

 ———————————————————————

3. Chi tiết các trường hợp cụ thể như sau:

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 96/2015/TT-BTC quy định: Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
 
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
    Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Như vậy:
– Nếu mua dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm => Thì Doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC sẽ được đưa vào chi phí được trừ.

————————————————————————————-

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
 
“i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác
 
Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.
 
– Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

– Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.
 
– Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.”

——————————————————————————
 

Theo Công văn Số 2019/CT-TTHT ngày 09/3/2015 của Cục thuế TP.HCM:
 
“Trường hợp Công ty mua vé máy bay (nội địa, quốc tế) cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nếu mua vé trực tiếp của các hãng Hàng không, đại lý có hoá đơn hợp pháp và giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng bằng tiền mặt thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

– Trường hợp Công ty thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào NSNN.
    -> Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.”

———————————————————————————————

Kết luận:

– Tùy vào từng trường hợp khác nhau mà cách xử lý khoản chi phí thuê vận chuyển không có hóa đơn cũng khác nhau, cụ thể như sau:

———————————————————————————————
 

Trường hợp 1: Thuê cá nhân vận chuyển có giá trị < 2tr đồng/ lần hoặc tháng thì cần:
– Hợp đồng vận chuyển.(Có thể dạng hợp đồng giao khoán, thời vụ)
– Chứng minh nhân dân (photo)
– Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ vận chuyển.
– Chừng từ thanh toán. (Phiếu chi có chữ ký của họ, trên bảng thanh toán tiền lương phải có tên của họ)
– Bảng kê 01/TNDN.

Tải về:Mẫu bảng kê 01/TNDN

Ví dụ: Công ty bạn thuê xe ôm chuyển tài liệu cho khách hàng, giá thuê là 100.000 thì các bạn phải chuẩn bị hồ sơ như trên nhé.
 

———————————————————————————————-
 

Trường hợp 2:Thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 2 triệu đồng/lần hoặc tháng đến dưới 100tr/năm thì cần:
– Hợp đồng vận chuyển. (Có thể dạng hợp đồng giao khoán, thời vụ).
– Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ.
– Chừng từ thanh toán. (Phiếu chi có chữ ký của họ, trên bảng thanh toán tiền lương phải có tên của họ)
– Bảng kê 01/TNDN.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mức 10% (Tức là trong tháng hoặc quý đó phải Kê khai thuế TNCN và nộp Tiền thuế TNCN)

Chú ý: Trường hợp 1 và 2 nêu trên:
– Ngoài các giấy tờ, hồ sơ nêu trên các bạn cần chứng minh thực tế có phát việc thuê dịch vụ vận chuyển nhé. (Trường hợp này thường là thuê vận chuyển gần như trong nội thành).

Ví dụ 1: Bạn thuê ông xe ôm chở hàng từ Công ty (Kho) -> Đến điểm B (thì điểm B là gì là khách hàng mua hàng hay là gì, khách hàng thì phải có hóa đơn bán hàng cho khách đó, phiếu xuất kho của Cty …)

Ví dụ 2: Bạn thuê xe ba gác chở hàng từ Bến xe về kho Công ty -> Thì bạn phải chứng minh được là ngày hôm đó Công ty có nhập lô hàng đó (Cần hóa đơn mua hàng đó, phiếu xuất kho của bên bán …)

Chi tiết xem thêm: Cách tính thuế TNCN lao động thời vụ

Mẫu hợp đồng thời vụ

Mẫu hợp đồng giao khóan

—————————————————————————————————
 

Trường hợp 3: Thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 100tr/năm trở lên:
– Hợp đồng vận chuyển. (Trường hợp này là dạng hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển của cá nhân kinh doanh).

– Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ.
– Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn mà cá nhân, hộ kinh doanh mua của Chi cục thuế để cấp cho DN)
– Chừng từ thanh toán (Nếu trên 20tr phải chuyển khoản)

Ví dụ: Công ty bạn thuê cá nhân vận chuyển hàng hóa từ Cảng Hải phòng về Hà nội (Thì thường sẽ phải vận chuyển bằng Ô tô, mà ô tô thì thường chỉ có cá nhân, hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh vận tải mới có) -> Đồng nghĩa là họ phải lập hóa đơn để đưa cho DN.

Chú ý 1: Trường hợp này có giá trị từ 100tr/năm trở lên các bạn yêu cầu: Cá nhân (dù họ nói là Không kinh doanh) -> Cũng phải đề nghị cá nhân liên hệ với Chi cục thuế nơi cư trú để lập hóa đơn bán lẻ giao cho Công ty nhé.

Chú ý 2: Trên là 3 trường hợp thuê dịch vụ cá nhân không kinh doanh (trường hợp 3 do giá trị lớn nên phải là cá nhân kinh doanh mới đáp ứng được).
   -> Còn trường hợp nếu thuê dịch vụ cá nhân kinh doanh vận tại thì dù giá trị bao nhiêu => Các bạn cũng yêu cầu họ xuất hóa đơn nhé.

————————————————————————————–

Trường hợp 4:Thuê Công ty vận tải (Không phân biệt giá trị bao nhiêu):
– Trường hợp này thì đương nhiên phải có hóa đơn và bộ hồ sơ như Trường hợp 3 nhé.

———————————————————————————————————–
 

Xem thêm: Cách xử lý chi phí không có hoá đơn

__________________________________________________

Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn thành công!

—————————————————————————————————-