Cách định khoản hạch toán Tài khoản 111 theo Thông tư 133, cách hạch toán tiền mặt, thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ tại doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 133
1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 111 – Tiền mặt:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
b) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,… theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
c) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
d) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
2. Kết cấu và nội dung Tài khoản 111 – Tiền mặt
Bên Nợ:
– Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ;
– Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
– Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ;
– Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
– Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
3. Cách hạch toán Tiền mặt – Tài khoản 111 theo TT 133:
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311).
3.3. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
3.4. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
Có các Tài Khoản 128, 131, 136, 138, 141, 338.
3.5. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lỗ)
Có Tài khoản 121, 128, 228 (giá vốn)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
3.6. Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
3.7. Khi bên kế toán cho BCC nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 Phải trả phải nộp khác
3.8. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng hoặc đem ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ Tài khoản 138 Phải thu khác (1386)
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.9. Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, ghi:
Nợ TK 121, 128, 228
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.10. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ các Tài khoản 151, 152, 153, 156, 211, 217, 241
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
3.11. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
3.12. Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các Tài khoản 154, 642, 242
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.
3.13. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, ghi:
Nợ Tài khoản 331 Phải trả người bán, hoặc
Nợ các TK 333, 334, 335, 336, 338, 341
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.14. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi:
Nợ các Tài khoản 635, 811,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.15. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.16. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
3.17. Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.
a) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ.
– Trường hợp bên Có TK tiền mặt áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ các TK 151,152,153,156, 211, 217,241, 642,… (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán).
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái)
– Trường hợp bên Có TK tiền mặt áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
+ Khi chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ các TK 151,152,153,156, 211, 241, 642, 133… (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán)
Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán).
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi chi tiền mặt hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 111 – Tiền mặt (1112)
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệc tỷ giá, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
b) Khi vay tiền bằng ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (1112)
Có TK 341 Vay và nợ thuê tài chính
c) Khi thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải trả người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính, nợ nội bộ …):
– Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có tài khoản tiền mặt áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341,…(tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (1112) tỷ giá ghi sổ kế toán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
– Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có tài khoản tiền mặt áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, ghi:
+ Khi thanh toán nợ phải trả, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341 … (tỷ giá giao dịch thực tế)
Có TK 111 – Tiền mặt (1112) tỷ giá giao dịch thực tế.
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thanh toán nợ phải trả hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền mặt và tỳ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 331, 336, 338, 341, 111 (1112)…
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341, 111 (1112)… (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền mặt và tỳ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
d) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt là ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế)
Có các TK 511, 711,… (tỷ giá giao dịch thực tế).
đ) Khi nhận tiền ứng trước của người mua bằng tiền mặt là ngoại tệ để cung cấp vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ:
– Kế toán phản ánh số tiền nhận ứng trước của người mua theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tước, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có Tài khoản 131 Phải thu khách hàng.
– Khi chuyển giao vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ cho người mua thì phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước, phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh doanh thu, thu nhập, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Có TK 511, 711
e) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,…):
– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các Tài khoản 136, 131, 138 (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
+ Khi thu các khoản nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
Có các TK 131, 136, 138 (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
+ Ghi nhận chênh lêch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thu được khoản nợ phải thu hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có các TK: 131, 136, 138 …
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ các TK: 131, 136, 138 …(chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
g) Trường hợp DN sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có tài khoản tiền mặt thì tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
– Nếu tiền mặt bằng ngoài tệ không còn số dư ngoại tệ thì DN phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo:
+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính.
Có TK 111 – Tiền mặt (1112)
– Nếu tiền bằng ngoại tệ còn số dư nguyên tệ thì DN phải đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ và việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
3.18 Tại thời điểm lập BCTC, kế toán sử dụng tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi DN thường xuyên có giao dịch để đánh giá lại tiền mặt là ngoại tệ cuối kỳ:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Có TK 111 – Tiền mặt (1112)
—————————–
Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn làm tốt công việc kế toán. Công ty thường xuyên tổ chức các lớp học kế toán thực hành trên chứng từ thực tế: Dạy thực hành kê khai thuế – Quyết toán thuế, hoàn thiện sổ sách – Lập báo cáo tài chính cuối năm.
